Как оптимизировать рутинные рабочие задачи: 10 советов от экспертов

Иногда кажется, что весь день состоит из бесконечных писем, встреч и повторяющихся заданий. Эти, казалось бы, пустяковые вещи крадут драгоценное время, которое мы могли бы потратить на выполнение важной работы.

10 экспертов в различных отраслях поделились советами, как упорядочить рутинные задачи, разгрузить расписание и повысить общую продуктивность.

Попробуйте автоматизировать рутину

Стив Маки, член правления в Mack Industrial, сообщает, что ПО для автоматизации перевернуло рабочий процесс в компании и помогло оптимизировать скучные, но абсолютно необходимые рутинные задачи. По мнению Маки, это похоже на невидимого помощника, который всегда на связи и следит за тем, чтобы всё выполнялось как по нотам.

Как продавцам повысить интерес к своим товарам

С этим программным обеспечением легче выставлять счета, обслуживать клиентов и отслеживать техническое обслуживание. Это очень похоже на принцип домино: стоит опрокинуть первую в линии костяшку, как за ней последуют все остальные.

Маки использует платформу, которая интегрируется с уже существующей CRM, поэтому все процессы связаны и работают согласованно. Команда тратит меньше времени на рутинные задачи и больше — на разработку глобальных стратегий и удовлетворенность клиентов. Всё для того, чтобы работать умнее, а не усерднее.

Стив заметил, что команда стала работать быстрее, с меньшим количеством ошибок (от них не застрахованы даже лучшие из нас) и с большим удовольствием. Людям нравится выполнять значимую работу, и автоматизация рутины позволяет это. Кроме того, у счастливой команды счастливые клиенты. «Для нас это стало win-win решением», — говорит Стив Маки.

Централизуйте работу с социальными медиа

Стефани Грин, SMM-стратег в Intel, упростила планирование постов в социальных сетях с помощью Smartsheet. Контент создают специалисты из различных рабочих потоков, из-за чего трудно выстроить единую стратегию.

Smartsheet позволяет использовать один общий календарь, в котором команды видят, какие посты создаются, кто их делает и как они вписываются в сроки. Благодаря этому работники стали реже дублировать посты и больше взаимодействовать с членами других групп. Теперь командам не приходится тратить время на звонки или сообщения, чтобы понять, кто чем занят в настоящий момент.

Внедрите софт для автоматизации маркетинга

Миа Наумоска, CMO Internxt, рассказала, как компания внедрила ПО для автоматизации маркетинговых процессов. Эти инструменты значительно повлияли на производительность команды, особенно на рутинные задачи, например, рассылку по email.

Сначала для рассылки необходимо было вручную прописывать, планировать и отслеживать индивидуальные кампании. Благодаря автоматизации маркетинга можно заранее планировать отправку, персонализировать контент на основе клиентской информации, а также отслеживать ключевые метрики, например, открываемость и количество переходов.

Автоматизация освобождает ценное время, которое раньше тратилось на повторяющиеся задачи. Кроме того, ПО позволяет в реальном времени оценить эффективность кампании и быстро распознать удачные стратегии, чтобы применить их в будущем.

Организуйте согласованную и простую рутину

Кейт Соценко, основатель TheGoodBusy.com и коуч по продуктивности и лидерству, считает, что секрет эффективной работы в простоте. Каждая повторяющаяся задача в ее команде проходит один и тот же путь:

• поставить четкую цель,
• подготовиться,
• выделить время на исполнение,
• повторить.

Последний этап самый важный.

Задаваясь вопросом, что работает, а что нет, мы сокращаем неэффективность, посвящая время и энергию тому, что приносит результаты, считает Кейт.

Внедрите платформу клиентской поддержки

Дэвид Чиккарелли, CEO Lake, настоятельно рекомендует использовать платформу наподобие Zendesk, чтобы автоматизировать множество задач по поддержке клиентов. Он отмечает, что если бы его компания выполняла эту работу с помощью Gmail, это занимало бы слишком много времени. Переход на платформу помог отслеживать вопросы и создавать макросы для наиболее распространенных.

Кроме того, это позволило написать статьи для центра поддержки, благодаря чему компании пришлось отвечать на меньшее количество вопросов и освободить время для решения более сложных или редких проблем.

Используйте макросы для автоматизации глубокого анализа

Питер Вюнш, вице-президент по промышленной политике Knape Associates, говорит, что автоматизация повторяющихся задач позволила команде сосредоточиться на более стратегических инициативах. В частности, он использовал макросы в Excel для обработки и анализа данных.

Так, компании нужно ежемесячно готовить отчет о продажах, для которого объединяют информацию из множества источников, очищают эти данные и создают сводные таблицы. Вюнш написал макрос, и теперь всё это можно сделать одним нажатием кнопки, и отчет генерируется за 30 минут, а не за 4 часа, как было раньше. Высвобожденное время можно потратить на более глубокий анализ трендов и возможностей.

Используйте ПО в качестве личного помощника

Хелен Ю, CEO Tigon Advisory Corp, рассказывает, что владельцу малого бизнеса приходится справляться с тысячами дел. Выполнять бесконечные задачи в условиях ограниченных ресурсов может быть нелегко, и Хелен решила упростить себе жизнь с помощью программного «личного помощника» Copilot.

Он помогает привести в порядок электронную почту, подводить итоги встреч и отслеживать счета. Это улучшает взаимодействие в команде и позволяет руководителю фокусироваться на внедрении инноваций и росте бизнеса.

Передавайте важную информацию с помощью видеосообщений

Майкл Гурвиц, CEO и сооснователь Careers in Government, говорит, что платформа видеосообщений Loom стала настоящим чудом для его команды. С помощью Loom им удалось автоматизировать общение и обучение, особенно в том, что касается инструкций или уведомлений об обновлениях.

Вместо того чтобы писать длинные письма или назначать долгие собрания, можно записать короткое видеосообщение. Это не только экономит время, но и гарантирует ясность и последовательность коммуникации.

Кроме того, видеосообщения можно многократно пересматривать, чтобы усвоить информацию в своем темпе.

Используйте ИИ в различных отделах

Керри Робертс, основатель и CEO Salt & Light Advisors, утверждает, что ИИ стал революционным решением для рутинных задач.

Компания применяет искусственный интеллект в нескольких сферах, больше всего — в маркетинге. Каждую неделю Керри пишет email своим подписчикам, после чего координатор по маркетингу с помощью ИИ превращает письмо в пост для блога и генерирует пять анонсов для социальных сетей.

Кроме того, компания с помощью ИИ делает из поста сценарий для подкаста, а на основе стенограммы подкаста пишет заметки и заголовок выпуска.

Искусственный интеллект помогает автоматизировать и финансовые задачи. Компания копирует все данные из бухгалтерского сервиса QuickBooks и передает их ИИ, чтобы тот сформировал ежемесячный отчет о финансовых показателях. Это принесло бизнесу огромную пользу, не лишив работы ни одного человека.

Используйте инструменты управления проектами

Хуан Карлос Муньос говорит, что у его агентства по UI/UX дизайну уходила уйма времени на повторяющиеся задачи вроде установления деловых отношений с клиентами или обновлений проектов. Чтобы освободить время дизайнеров для более креативной работы, компания стала использовать Notion.